武汉开发区（汉南区）自然资源和规划局关于做好局机关档案工作目标管理复查 （换证）工作的通知

各科、室、所、队、中心：

根据区档案局转发市档案局《关于做好2017年全市档案工作目标（规范）管理复查工作的通知》，我局今年被列入省特级标准复查范围。为做好复查换证工作，将有关事宜通知如下：

一、工作目标

按照武汉市机关档案工作目标管理考评要求，结合局机构调整实际情况，进一步理顺局机关档案工作，完善档案管理制度，加快档案信息化建设进程，保证局机关档案工作目标管理复查工作顺利完成。

二、工作内容与要求

（一）组织管理。

调整局机关档案工作领导小组及局机关档案鉴定小组。明确局机关各科室兼职档案员，更新档案工作管理网络。

（二）制度建设。

修改完善“三合一制度”。不动产登记自成系统依据“武汉市不动产登记文件材料分类方案、归档范围、保管期限表”，制定我局不动产登记三合一制度，档报送区档案局审批备案。规范不动产登记档案管理，制定我局不动产档案管理制度。

（三）基础业务建设。

按新标准开展文书档案整理和入库，完成新收专业档案的整理、入库，开展科技、会计、声像、电子、实物等其他各门类档案的收集、整理、入库工作。

（四）硬件建设。

按要求更换库房破损变形地板，对温湿度记录仪、除湿机等“八防”设备进行维护检修增设。更新实物档案陈列室陈列展板。

（五）档案信息化建设。

进一步推进数字档案馆建设，加强档案管理信息系统建设与功能完善，加紧推进各类档案的全文建库和管理。

（六）开发利用。

续编局全宗介绍、组织沿革、大事记、各项专业基础数据汇编、专题汇集等各类编研材料。

（七）申报工作。

按照区机关档案工作目标管理考评办法的要求，做好局机关档案目标管理省特级复查申报工作，准备好情况汇报等相关材料。

三、工作组织

（一）调整组织管理体系

根据局领导分工和科室职责，对局机关档案工作领导小组及局机关档案鉴定小组人员进行调整。加强档案工作管理体系建设，完善档案工作管理联系网络。

（二）成立工作专班

为保证此项工作的顺利完成，成立局机关档案工作目标管理省特级复查工作专班，在局档案工作领导小组的领导下，组织和协调档案目标管理工作省特级复查的实施。

组  长：周克辉

副组长：杨  杰

成  员：各科室所队中心负责人及各科室兼职档案员

四、实施步骤

（一）召开专题工作布置会

5月底召开复查工作布置专题会，明确工作内容与要求，明确各科室兼职档案员，修改完善局档案管理网络图。

（二）制度完善、报审

6月中旬前，主要完成 “三合一制度”的更新完善，经局领导审批后，报送市档案局审批备案。并完成局机关档案工作网络图修改。

（三）陈列室布置

6月中旬前完成实物档案陈列室展板内容收集、设计及制作。完成近年在各项工作活动中获得的奖牌、奖章等各类实物档案收集、清理、摆放。

（四）库房建设

6月20前完成库房破损变形地板更换，对八防”设备的维护检修增设。更新实物档案陈列室陈列展板。

（五）档案收集整理

6月底以前，完成局机关文书档案的整理、录入工作；完成新收专业档案的整理、组卷和录入工作；完成会计、声像、科技、实物等其他类别档案资料的收集、整理、组卷工作。

（六）档案信息化

完成文书档案的数字化及建库工作，同时按新规范要求完成所有馆藏简化方式整理的文书档案录入数据的修改完善，完成检索工具编制工作。7月初，完成档案管理信息系统建设与各项功能的完善工作，完成新增专业档案的数字化工作。

（七）档案资料编研

7月中旬，完成局全宗介绍、大事记、组织沿革、基础数据汇编、各类专题汇集等资料的续编、收集工作。

（八）材料汇编

7月底前完成情况汇报、自查报告；完成《复查材料汇编》的编辑、缮印。

（九）检查验收

7月底前，分管局长组织局档案省特级复查工作专班及局各有关科室，对照《武汉市档案工作目标管理考评办法》中的内容进行自查； 7月底，邀请区档案局对我局档案管理省特级复查工作进行一次预检。拟定7月底召开档案工作目标管理省特级标准复查工作验收会。

五、工作要求

（一）提高认识，加强领导。

各科室要高度重视复查换证工作，切实加强领导，根据各科室实际情况，明确专人按要求完成相应工作。

（二）落实经费，完备设施。

按照复查换证要求，安排好工作经费，落实档案管理设备的添置和更新，保障复查换证工作的顺利完成。

（三）抓好各环节的检查落实。

各科室要相互配合，在工作推进过程中及时与工作专班联系，确保各环节工作的顺利完成。

附件：档案工作目标管理复查换证工作安排

武汉经开区（汉南区）自然资源和规划局

2020年5月10日

附件

档案工作目标管理复查换证工作安排

一、基础业务工作

1、文书、会计、科技、声像、电子、实物和专业档案的整理、编目工作。（文书档案的收集是验收的重点，包括自发文、收文，单位自身形成的重要白头文件等等）

2、文书、照片档案的文件级录入和其它门类案卷级录入。

3、文书、专业、照片档案永久、长期的扫描工作，其中全部室存文书档案需按照武档〔2016〕4号文件进行补录和原文标识。

4、按要求记录档案库房温湿度。

5、实物档案室内容的更新。 

二、设施设备

1、防护设施：铁门、铁窗、防光窗帘、驱虫药。

2、装具设备：密集架或铁制档案柜、除湿机、空调、温湿度表、防磁柜、计算机、刻录机、扫描仪、复印机、数码相机、录音机、灭火器、防盗报警器。

三、材料拟写

1、当年研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录。

2、领导分工文件。

3、本单位发展规划或年度计划对档案工作提出明确要求。

4、制定档案年度工作计划。

5、建立以综合档案室为中心的档案管理网络（需上墙）。

6、制发本单位档案管理办法。

7、制发本单位档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制（需上墙）。

8、制定本单位档案分类方案、归档范围和保管期限表，并报同级档案部门审批。

9、制发本单位档案安全管理应急预案。

10、按《全宗卷规范》建立健全本单位全宗卷（含全宗指南（全宗介绍）、大事记。档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料。文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。

11、重大节假日前档案库房进行安全检查记录，更换防虫、霉药品记录。

12、到期的档案进行鉴定，并形成销毁鉴定清册，对暂不销毁的档案可以备注中注明“待销毁”。

13、大事记、组织沿革续、基础数字汇编的拟写（从单位成立之日开始）。

14、编制本单位发文汇集、专题汇集等。

15、补写查借阅登记。

16、补写利用效果登记。

17、按要求建立实物档案室。

18、档案工作目标管理认定材料汇编

(1)《关于机关档案工作目标管理晋升省一级的申请函》；

(2)《关于机关档案工作目标管理晋升省一级的情况汇报》；

(3) 对照《湖北省机关档案工作目标管理省一级、省二级考评标准及考评表》，填写自查评分情况；

(4)《关于成立或调整档案工作领导小组的通知》和档案工作管理网络图；

(5)《关于成立或调整档案鉴定领导小组的通知》；

(6)《机关档案分类方案、归档范围、保管期限表》及上级主管部门（或同级档案局）的审批文件;

(7)《档案管理应急预案》；

(8)《编研成果目录》;

(9)《档案利用效果实例》10例；

(10) 结合本单位实际，反映其档案工作特点的其他材料（非必需）。

19、《湖北省机关档案工作目标管理等级考评(复查)申报审批表》3份（并将填写好的《湖北省机关档案工作目标管理省一级、省二级考评标准及考评表》附在审批表之后）

四、下属国土所省二级复查

局机关档案工作目标管理省特级复查验收前，纱帽、东荆、邓南、湘口街国土所省二级复查工作要全部完成。